Politique de confidentialité
Dernière révision : 20 avril 2026
La Fondation R&A Canada (la « Fondation » ou « nous ») s’engage à préserver l’exactitude, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels conformément aux lois applicables. La Fondation peut faire appel à des organismes de bienfaisance affiliés du groupe Royal & Ancient (y compris son organisme de bienfaisance affilié établi au Royaume-Uni (le « fournisseur de services britannique »)) ainsi qu’à d’autres fournisseurs de services pour administrer et soutenir ses programmes. La présente Politique de confidentialité énonce les principes et les lignes directrices relatifs à la protection des renseignements personnels des personnes qui présentent une demande de bourse d’études ou de subvention de recherche, des bénéficiaires, des répondants, des proposants et des autres personnes qui interagissent avec nous (« vous »). Elle s’applique à tous les renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et communiquons (collectivement, que nous « traitons ») à votre sujet, notamment par l’entremise des sites Web détenus ou exploités par la Fondation, ainsi que dans le cadre d’interactions téléphoniques, écrites et en personne.
1. Consentement
En soumettant des renseignements personnels à la Fondation ou à ses fournisseurs de services, administrateurs de programmes et mandataires, vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et communiquions ces renseignements conformément à la présente Politique de confidentialité et dans la mesure permise ou exigée par la loi.
Sous réserve des exigences légales et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à certaines des fins énoncées dans la présente Politique de confidentialité, en tout temps, en communiquant avec le responsable de la protection de la vie privée de la Fondation. Si vous refusez ou retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre demande de bourse d’études ou de subvention de recherche, d’administrer une bourse ou de vous fournir certains services ou renseignements susceptibles de vous être utiles. Si vous fournissez à la Fondation, à nos fournisseurs de services ou à nos mandataires des renseignements personnels concernant une autre personne (par exemple, un répondant, un proposant, un superviseur ou une autre personne-ressource), vous déclarez être dûment autorisé à le faire et avoir obtenu tous les consentements nécessaires afin de nous permettre de recueillir, d’utiliser et de communiquer ces renseignements aux fins énoncées dans la présente Politique de confidentialité.
Nos programmes de bourses d’études et de subventions de recherche s’adressent généralement aux personnes âgées de 16 ans ou plus, sauf indication contraire pour un programme donné. Lorsqu’une personne candidate a moins de 16 ans (ou n’a pas atteint un autre âge minimal précisé par le programme), nous exigerons, selon le cas, le consentement ou la participation d’un parent ou d’un(e) tuteur(trice) afin de traiter la demande et d’administrer le programme.
2. Quels renseignements personnels traitons-nous?
Les renseignements personnels désignent tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier directement ou indirectement lorsqu’il est combiné à d’autres renseignements (ci-après, les « renseignements personnels »). Nous pouvons traiter les catégories suivantes de renseignements personnels à votre sujet :
Renseignements d’identité : y compris votre nom, votre date de naissance et les autres renseignements que vous fournissez pour vous identifier dans le cadre d’une demande de bourse d’études ou de subvention de recherche;
Coordonnées : y compris votre adresse courriel, votre adresse postale, votre code postal et votre numéro de téléphone;
Renseignements relatifs aux demandes et aux programmes : y compris les renseignements fournis dans les demandes de bourse d’études et de subvention de recherche, y compris les antécédents scolaires, les relevés de notes, les expériences professionnelles ou bénévoles (lorsqu’elles sont pertinentes à l’admissibilité ou à la sélection), les propositions de recherche, les publications, les références, les prix et les autres documents justificatifs;
Renseignements sur les répondants, les proposants et les parties liées : y compris le nom, les coordonnées, le lien avec la personne candidate et le contenu des lettres de recommandation ou des mises en candidature présentées à l’appui d’une demande;
Renseignements techniques : y compris l’adresse de protocole Internet (IP), le type et la version du navigateur Web, le système d’exploitation ou l’appareil, les témoins et les autres technologies présentes sur les appareils que vous utilisez pour accéder à notre site Web;
Renseignements sur l’activité Internet : y compris les renseignements sur la session, comme le temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée des visites sur certaines pages, les interactions avec les pages (défilement, clics et survols) et les méthodes utilisées pour quitter une page; et
Renseignements sur les communications : y compris la correspondance avec nous (par exemple, les courriels ou autres messages) et les dossiers de communication relatifs aux demandes, aux bourses, aux rapports ou aux demandes de renseignements.
3. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?
Nous pouvons recueillir des renseignements personnels auprès de vous et à votre sujet de différentes façons, notamment par les moyens suivants :
Interactions directes. Vous pouvez nous fournir des renseignements personnels en communiquant avec nous, en présentant une demande de bourse d’études ou de subvention de recherche, en acceptant ou en administrant une bourse, ou en utilisant nos services, notamment les fonctions et services de notre site Web. Vous pouvez notamment fournir des renseignements personnels lorsque vous :
Créez, consultez ou mettez à jour un profil de demande ou un compte dans un portail de demandes de bourses d’études ou de subventions (s’il est offert);
Communiquez avec nous par téléphone, par la poste, par courriel, dans les médias sociaux ou au moyen d’une fenêtre de clavardage sur notre site Web;
Saisissez ou téléversez des renseignements personnels sur l’un de nos sites Web ou portails de demandes; et
Vous abonnez à des mises à jour, répondez à un sondage, vous inscrivez à un événement, remplissez un formulaire ou fournissez autrement des renseignements ou des fichiers sur notre site Web, par téléphone, par courriel ou en personne.
Technologies ou interactions automatisées. Lorsque vous interagissez avec notre site Web, nous recueillons automatiquement des renseignements techniques et des renseignements sur l’activité Internet concernant votre équipement ainsi que vos habitudes et vos activités de navigation. Nous recueillons ces renseignements au moyen de témoins, de pixels, de journaux de serveur et d’autres technologies semblables. Nous pouvons également recevoir des renseignements techniques vous concernant si vous visitez d’autres sites Web qui utilisent nos témoins.
4. Pourquoi traitons-nous vos renseignements personnels?
En général, la Fondation traite les renseignements personnels afin d’administrer et de soutenir ses programmes de bienfaisance, notamment ses programmes de bourses d’études et de subventions de recherche. Cela comprend la réception et l’évaluation des demandes, les communications avec les personnes candidates et les autres personnes concernées (comme les répondants et les proposants), l’administration des bourses et du financement ainsi que la tenue des dossiers de programme. Plus précisément, nous traitons vos renseignements personnels aux fins suivantes :
Administrer les programmes de bourses d’études et de subventions de recherche. Cela comprend la réception et le traitement des demandes, les communications avec les personnes candidates et les personnes liées (y compris les répondants et les proposants), la vérification de l’admissibilité, le processus de sélection et d’évaluation ainsi que l’administration des bourses et du financement.
Catégories de renseignements personnels : Renseignements d’identité; Coordonnées; Renseignements relatifs aux demandes et aux programmes; Renseignements sur les répondants, les proposants et les parties liées.Envoyer des communications relatives aux programmes. Cela comprend les renseignements sur les programmes de bourses d’études ou de subventions de recherche, les mises à jour sur l’état des demandes, les demandes de renseignements supplémentaires, les communications relatives aux bourses et les autres avis administratifs.
Catégories de renseignements personnels : Renseignements d’identité; Coordonnées.Protéger la Fondation et les autres personnes contre les erreurs, la négligence, les manquements contractuels, la fraude, le vol et les autres activités illégales et vérifier le respect de nos politiques et des obligations contractuelles.
Catégories de renseignements personnels : Renseignements d’identité; Coordonnées; Renseignements relatifs aux demandes et aux programmes; Renseignements techniques; Renseignements sur l’activité Internet; Renseignements sur les communications.Effectuer des opérations organisationnelles, notamment une réorganisation, une fusion, un regroupement ou une autre opération concernant la Fondation ou ses activités de bienfaisance, dans la mesure permise par la loi applicable.
Catégories de renseignements personnels : Renseignements d’identité; Coordonnées; Renseignements relatifs aux demandes et aux programmes; Renseignements techniques; Renseignements sur l’activité Internet; Renseignements sur les communications.Dans la mesure permise par les exigences ou les dispositions légales ou réglementaires applicables, pour nous y conformer, et à toute autre fin à laquelle vous consentez.
Catégories de renseignements personnels : Tous les autres renseignements personnels permis ou exigés par les lois applicables.
5. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?
De temps à autre, la Fondation peut communiquer vos renseignements personnels aux personnes ou aux entités suivantes :
Les fournisseurs, les fournisseurs de services et les administrateurs de programmes, y compris toute organisation ou toute personne retenue par la Fondation pour exercer des fonctions en son nom, notamment les fournisseurs de portails de demandes, les services de traitement des données, de gestion documentaire, de communications, de technologies de l’information et de soutien administratif, ainsi que les autres services de soutien aux programmes;
Les entités affiliées du groupe Royal & Ancient, lorsque cela est nécessaire pour administrer et soutenir les programmes de la Fondation (y compris les programmes de bourses d’études et de subventions de recherche), notamment lorsque le traitement est effectué pour notre compte par notre fournisseur de services britannique;
Une personne qui, selon le jugement raisonnable de la Fondation, fournit ou demande les renseignements en qualité de mandataire ou de représentant en votre nom;
Les établissements d’enseignement (comme les écoles, les collèges et les universités) qui contribuent aux demandes de bourses d’études ou de subventions de recherche ou à leur administration, lorsque cela est approprié;
Une entité acquéreuse ou remplaçante dans le cadre de la réalisation ou de la proposition d’une opération organisationnelle (y compris une fusion, un regroupement, un transfert ou une autre opération) concernant la Fondation, en tout ou en partie, dans la mesure permise par la loi;
Nos assureurs, nos auditeurs et nos conseillers professionnels (y compris les conseillers juridiques et comptables), ainsi que les organismes de réglementation concernés, selon le cas, dans le cadre d’activités liées à la réglementation, à la gouvernance, à la gestion des risques, à l’audit, à la conformité ou à d’autres obligations de la Fondation; et
Les services de police et autres organismes d’application de la loi, ainsi que les autres personnes ou les autres entités, lorsque nous croyons de bonne foi qu’une telle communication est nécessaire ou appropriée pour nous conformer aux lois applicables, répondre à des demandes légitimes ou protéger les droits, les biens ou la sécurité de la Fondation ou d’autrui.
Sauf dans les cas indiqués ci-dessus, nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à d’autres tiers sans votre consentement, à moins que la loi ne l’exige ou ne le permette.
Nous, nos fournisseurs de services, nos administrateurs de programmes (y compris le fournisseur de services britannique) et les entités affiliées du groupe Royal & Ancient pouvons traiter vos renseignements personnels à l’extérieur du Canada, notamment au Royaume-Uni et dans d’autres territoires dans le monde. Par conséquent, vos renseignements personnels peuvent être assujettis aux lois de ces territoires et être accessibles aux organismes d’application de la loi, aux autorités de sécurité nationale et aux tribunaux de ces territoires. La Fondation prendra des mesures pour assurer une protection adéquate de vos renseignements personnels, notamment en mettant en place les garanties contractuelles et autres qui conviennent avec les fournisseurs de services et les autres destinataires, conformément aux lois applicables.
6. Vos droits
Sous réserve de certaines exceptions et dans la mesure permise par les lois applicables, vous disposez des droits suivants relativement aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet :
Votre droit d’accès. Sur demande écrite, nous vous indiquerons si nous détenons des renseignements personnels vous concernant. Le cas échéant, vous avez le droit de recevoir un compte rendu général de notre traitement de ces renseignements. Si votre demande est présentée par écrit, sous réserve des lois applicables et des dispositions de la présente Politique de confidentialité, nous vous donnerons également accès aux renseignements personnels en notre possession. Des frais raisonnables peuvent être exigés si vous demandez la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements et vous devrez fournir des renseignements ou des documents permettant de vérifier votre identité. Nous vous informerons du coût approximatif avant de donner suite à votre demande. Votre droit d’accès n’est pas absolu. L’accès peut être refusé pour plusieurs motifs prévus par la loi applicable (par exemple, si les renseignements demandés comprennent des renseignements personnels concernant une autre personne). Si nous refusons votre demande, nous vous en expliquerons les raisons.
Votre droit de rectification. Si nous détenons des renseignements personnels vous concernant et que vous estimez qu’ils sont inexacts, incomplets ou périmés, vous pouvez demander leur rectification (ou les rectifier vous-même dans la page de renseignements de votre compte, si cette fonction est offerte). Si nous constatons que des renseignements sont inexacts, incomplets ou périmés, nous prendrons des mesures raisonnables pour les rectifier.
Votre droit de retirer votre consentement. Si nous nous fondons sur votre consentement implicite ou explicite comme base juridique du traitement de vos renseignements personnels, vous avez le droit de retirer ce consentement en tout temps. Ce retrait n’a toutefois aucune incidence sur la légalité du traitement effectué avant le retrait. Si vous retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre demande de bourse d’études ou de subvention de recherche ni d’administrer une bourse. Nous vous en informerons au moment du retrait, le cas échéant.
7. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
Afin de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels, la Fondation utilise des mesures de protection physiques, administratives et technologiques adaptées à leur sensibilité. Lorsque des renseignements personnels sont transmis à un tiers aux fins de traitement, nous veillons, au moyen de nos contrats avec ce tiers, à ce que tous les renseignements personnels demeurent sécurisés. Nous exploitons des réseaux de données sécurisés, protégés par des pare-feu et des systèmes de protection par mot de passe conformes aux normes de l’industrie.
8. Combien de temps conserverons-nous vos renseignements personnels?
Nous ne conservons les renseignements personnels que pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou aussi longtemps qu’il le faut pour respecter nos obligations légales applicables et nos politiques de conservation des documents. La période de conservation varie selon la nature des renseignements et peut se prolonger au-delà de la fin de la relation entre une personne et nous. Nous révisons régulièrement les périodes de conservation.
Les dossiers de demandes de bourses d’études et de subventions de recherche peuvent être conservés comme suit :
Bénéficiaires retenus : sept (7) ans après la fin de la bourse ou la remise du rapport final, selon le cas;
Personnes candidates non retenues : sept (7) ans après la décision concernant la demande.
9. Liens
Notre site Web peut contenir des liens vers d’autres sites Web, fournis uniquement à titre de commodité. Les visiteurs sont avisés que les sites Web de tiers peuvent avoir des politiques et des pratiques de confidentialité différentes de celles de la Fondation, laquelle n’assume aucune responsabilité à leur égard.
10. Communications par courriel
À l’occasion, nous pouvons vous envoyer des communications par courriel contenant des renseignements susceptibles de vous être utiles, notamment des mises à jour sur les programmes de bourses d’études et de subventions de recherche de la Fondation et sur ses autres activités de bienfaisance. Dans ce cadre, nous pouvons recueillir certains renseignements, notamment la date et l’heure de la première ouverture de nos communications, le nombre d’ouvertures, le nombre de clics par article et l’ensemble des activités de clic sur leur contenu, puis compiler les statistiques connexes. Nous pouvons combiner et conserver ces renseignements afin de gérer et d’améliorer nos communications par courriel. Lorsque la loi l’exige, nous fournirons des instructions permettant de vous désabonner et de nous communiquer vos préférences si vous ne souhaitez plus recevoir de telles communications.
11. Modifications à la Politique de confidentialité
La Fondation se réserve le droit de modifier ou de compléter la présente Politique de confidentialité en tout temps. Si nous la modifions, nous publierons les changements sur notre site Web et rendrons la politique révisée et les modifications accessibles sur demande auprès du responsable de la protection de la vie privée de la Fondation.
12. Pour nous joindre
Pour nous faire part de toute question ou de préoccupations concernant la présente Politique de confidentialité ou pour exercer l’un de vos droits relatifs à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec :
Rose Greensides, responsable de la protection de la vie privée
rosegreensides@randafoundationcanada.org
R&A Canada Foundation/Fondation R&A Canada
First Canadian Place
100, rue King Ouest
Bureau 5330
Toronto (Ontario) M5X 1A6
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